Was ist PDF?

Das Portable Document Format (PDF) ist ein plattformunabhängiges Dateiformat für Dokumente, das vom Unternehmen Adobe Systems entwickelt und 1993 veröffentlicht wurde.

Wozu braucht man PDF-Dokumente?

Ziel ist es, ein Dateiformat für elektronische Dokumente zu schaffen, das diese unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm, vom Betriebssystem oder von der Hardwareplattform originalgetreu weitergeben kann. Ein Leser einer PDF-Datei soll das Dokument immer in der Form betrachten und ausdrucken können, die der Autor festgelegt hat. Der Autor kann eine Rechteverwaltung einbetten, ob das Dokument frei (oder nur mit Passwort) gelesen, gedruckt, oder kopiert werden darf.

Beispiel: Wenn ein Autor ein Dokument als Datei mit einem bestimmten Anwendungsprogramm erstellt, vielleicht eine Zeichnung mit AutoCAD, dann bräuchte der Leser das gleiche Programm, um die Datei betrachten zu können. Falls der Leser das Programm nicht hat, kann er es nicht öffnen. Abhilfe schafft die PDF-Datei: Der Autor „übersetzt“ sein Dokument in eine PDF-Datei und der Leser braucht dann nur ein PDF-Leseprogramm.

Wie erstellt man PDF-Dateien (Beispiele)?

• Mit einem Office-Programm
  • Microsoft-Office ab Version 2007
  • LibreOffice, OpenOffice
• Mit einem virtuellen Drucker
  Das Programm installiert einen Druckertreiber, der jedoch nicht den Papierdrucker ansteuert, sondern ein PDF-Dokument erstellt, das gespeichert wird.
  • PDFCreator (Freeware)
    Achtung: Das Programm installiert unerwünschte Zusatzprogramme.
• Mit einem professionellen (kostenpflichtigen) Programm
  • Acrobat Pro
  • Nitro Pro

Womit öffnet/betrachtet man eine PDF-Datei (Beispiele)?

• Mit einem Internet-Browser bspw. Firefox, Microsoft Edge, Google Chrome u.ä.
• Mit einem freien Programm
  • PDF-XChange Viewer (kostenlos)
  • und viele andere mehr.
• Mit einem Adobe-Programm (Erfinder der PDF-Dateien)
  • Adobe Reader (kostenlos).
    Möglichst nicht mehr verwenden wegen Sicherheitslücken.

Meine Empfehlung

• Zum Erstellen: LibreOffice (kostenlos) für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation usw. Es erzeugt auch PDF-Dateien ohne zusätzlichen Aufwand.
• Zum Lesen: Firefox oder PDF-XChange Viewer (kostenlos).

Office-Programme

• Textverarbeitung (Word, Writer …)
• Tabellenkalkulation (Excel, Calc …)
• Präsentation (Powerpoint, Impress …)

sowie

• Datenbank (Access, Base …)
• Zeichnungserstellung  (Visio, Draw …)
• Formeldarstellung (Formel-Editor, Formel-Editor …)

Am Markt durchgesetzt

• Lokal und Cloud: Microsoft-Office
• Lokal: LibreOffice (Das frühere OpenOffice wird nicht mehr gepflegt.)
• Cloud: Google-Docs

Lokal = Auf dem PC. Cloud = Auf einem Internet-Server betrieben und gespeichert.

Microsoft-Office kostet einmalig 79 … 139 … 529 Euro oder 99 Euro pro Jahr. Microsoft hat die Angewohnheit, etwa alle drei Jahre eine neue, verbesserte Version auf den Markt zu bringen. Leider sind diese meist anders als die Vorgängerversionen zu bedienen und Benutzer müssen mit jeder neuen Version umlernen.

Eine „Verbesserung“ von Microsoft war die Umstellung des Dokumentenformats beispielsweise von .doc auf .docx mit der Folge, dass man zu älteren Word-Programmen ein Kompatibilitäts-Programm installiernen musste.

LibreOffice ist kostenlos und in der Bedienung etwa so wie die Microsoft-Office-Versionen von 2000 bis 2007. Vom Leistungsumfang bietet LibreOffice (nach Ansicht des Autors) etwa 95-98% von Microsoft-Office (und private Benutzer brauchen die restlichen % nicht).

Cloud-Programme haben den Vorteil, dass man auf dem PC kein Office-Programm zu installieren braucht. Erstellung, Änderung und Speicherung von Dokumenten erfolgt über den Internet-Browser. Sie haben den Nachteil, dass der Benutzer nicht weiß, an welchem Ort seine Daten gespeichert sind und welche Datenschutz-Vorschriften dort gelten.

Typische Dateiformate

• Text: .doc, .docx, .odt, .txt, .rtf
• Kalkulation: .xls, .xlsx, .ods
• Präsentation: .ppt, .pptx, .odp

Im Okt.2020 ist Office 2010 abgelaufen.

Microsoft Office mit Word, Excel und Powerpoint ist weit verbreitet. Ebenso wie das Betriebssystem haben jedoch auch Anwendungsprogramme nur eine begrenzte Dauer, in der sie Updates erhalten. Danach sollte aus Sicherheitsgründen auf eine aktuelles Programm umgestellt werden.

Updates
Ende 1: Keine Funktionsupdates mehr
Ende 2: Keine Sicherheitsupdates mehr
Version ...... Ende1 ........ Ende2
2010 ...... Okt.2015 ... 13.10.2020
2013 ...... Apr.2019 ... 11.04.2023
2016 ...... Okt.2020 ... 14.10.2025
2019 ...... Okt.2023 ... 14.10.2025
365 ....... Jahres-Abo dauerhaft

Ende 1: Keine Funktionsupdates mehr. Das wird die meisten Benutzer nicht stören.
Ende 2: Keine Sicherheitsupdates mehr. Komplexe Programme wie Microsoft Office haben immer Sicherheitslücken. Wenn diese Lücken nicht mehr geschlossen werden, muss das gesamte Computer-System als unsicher betrachtet werden. Wenn die Computer-Benutzung auch Geld-bezogene Aktivitäten wie Online-Banking oder Online-Einkauf umfasst, wird empfohlen, unsichere Programme zu deinstallieren und sichere Programme zu verwenden.

Welches neue Programm soll ich nehmen?

Option 1: Neues kostenpflichtiges Microsoft Office Programm
Die Einmal-Kosten für Home+Student sind im Bereich 50-100 Euro. Allerdings weist jede neue Version eine „verbessertes“ Menu auf und erfordert Umlernen.
Office 365 ist ein Abo-Modell mit wiederkehrenden jährlichen Kosten.

Option 2: Neues kostenfreies Programm
Es gibt kostenfreie (fast) kompatible Programme wie LibreOffice. Für private Zwecke reicht dies meist aus. Die Bedienung ist ähnlich wie die älteren Microsoft Office Programmen. Für professionellen Einsatz ist Microsoft Office zu bevorzugen.